De meest gestelde vraag door al mij klanten is: Bianca, hoe heb jij jouw financiën geregeld? Ik zie door de bomen het bos niet meer.
Snap ik. Had ik ook. Ik kreeg in het begin van een boekhouder een excel sheet om mijn administratie in bij te houden. Ik kreeg al kortsluiting toen ik zag hoeveel tabbladen er waren in dat document. En dan heb ik het nog niet eens over al die grootboekcodes. Toen ik ook nog als antwoord kreeg “Dat weet ik niet, dat kun je pas achteraf zien” op mijn vraag hoeveel ik aan de kant moest zetten voor de inkomstenbelasting, gingen bij mij de lampen uit. Hoe dan? Hoe kan het zo ingewikkeld zijn? En waarom moet ik maar op hoop van zegen erop rekenen dat ik de jaarlijkse belastingaanslag kan betalen? Ik wil een simpel systeem en ik wil niet voor verrassingen komen te staan. Ik wil me geen zorgen maken over belastingaanslagen en ik wil gewoon een soort van richtlijn. Niet tot op de euro nauwkeurig, maar gewoon een percentage. Moet ik 3% aan de kant zetten of 80%? Hij kon me geen antwoord geven. Ik wist meteen dat deze boekhouder en ik geen match waren. Ik deel in dit artikel met liefde met je hoe ik mijn financiën nu geregeld heb en hoeveel rust me dat geeft.
It's not about having lots of money. It's about knowing how to manage it.
Er zijn 3 zaken die ik super belangrijk vind en die de basis leggen voor een financieel gezond bedrijf/leven.
- Een systeem waardoor ik weet hoeveel ik aan de kant moet zetten voor de belastingdienst (leuker kunnen we het niet maken, makkelijker ook niet ;-);
- Een programma waarin ik mijn boekhouding makkelijk en overzichtelijk bij kan houden;
- Een bankrekening die ik makkelijk kan koppelen aan mijn systeem.
1 Een systeem
Ik geloof heilig in het opzetten van een goed en makkelijk ‘systeem’. Dus ik was er al vrij snel achter dat ik iets moest creëren dat voor mij werkt. In die zoektocht kwam ik al vrij snel uit bij een boek genaamd “Profit First”. Profit First gaf me precies de houvast die ik nodig had. Een manier om mijn geld te verdelen in potjes waardoor ik dus nooit meer hoef te stressen over een belastingaanslag of mijn BTW afdracht elk kwartaal. WAT EEN OPLUCHTING! De schrijver van dit boek geeft aan dat het grooste deel van de ondernemers het water tot aan de lippen heeft staan. Wat de meesten namelijk doen met het geld dat binnenkomt is uitgeven. Investeren en rekeningen betalen met aan het einde van het geld een stukje maand over. Er gaat niets naar een winstrekening en al meestal helemaal niets naar een eigen salaris rekening. Je mag jezelf immers pas uitbetalen als je echt bestaansrecht hebt toch?
Profit first is een systeem waarmee je heel helder hebt hoe je je inkomsten moet verdelen. Het gaat uit van de basis. PROFIT (first). Dat betekent dat jouw prioriteit winst is. Eigenlijk werkt het simpel. Je ontvangt je inkomsten op je (zakelijke) rekening. Vervolgens ga je 1 of 2 keer per maand zitten en dat geld verdelen over een aantal potjes. Deze potjes kan ik bij mijn bank gewoon zelf aanmaken (zie punt 3).
Potje 1: Winst
Dit potje vul je als eerste. Geen consessies. Je stopt altijd een deel (ook al is het maar 1% van je inkomsten) in dit potje. Je zorgt ook dat je in de basis niet aan dit potje kunt komen. Je zet het voor langere tijd vast. Je gaat nooit!!! geld van het ene naar het andere potje overmaken. Kwestie van discipline en de waarde inzien van het verdelen van je geld. Het winst potje is een potje met geld dat je niet gebruikt. Zelf maak ik 5% van mijn inkomsten over naar dit potje. De percentages die ik noem heb ik vastgesteld op basis van mijn business. Dit kan dus voor iedereen anders zijn. Het boek geeft daar inzicht in (maar wacht nog even met kopen). Vanuit daar maak ik het weer over naar een ander potje. Dat kan zijn mijn spaarrekening (tegenwoordig levert dat precies niks op) of ik investeer het. Bijvoorbeeld in crypto’s. That’s it. Dit is geld dat er voor de lange termijn staat.
Potje 2: Belasting
Ik moet elk kwartaal btw afdragen (en jij waarschijnlijk ook). Dit komt van mijn inkomsten maar is dus geen enkel moment echt mijn geld. Ik stort dan ook meteen minimaal 21% naar mijn belastingrekening. Deze rekening heb ik in mijn overzicht onzichtbaar gemaakt zodat ik ook niet in de verleiding kom om even snel iets van die rekening af te snoepen. Daarnaast stort ik nog eens 10% extra naar deze rekening. Dus in totaal 31%. Zodat ook mijn IB aangifte geen stress oplevert.
Potje 3: Kosten
Ik maak kosten met mijn bedrijf. Van lunch met klanten tot het aankopen van een laptop, van coaching die ik krijg tot de hosting van mijn website en van eventueel salaris van personeel tot kosten van inhuur. Alle kosten die ik maak worden vanuit deze rekening betaald. Wil ik dus iets aanschaffen dan check ik altijd eerst mijn kostenrekening. Staat daar niet voldoende geld op dan moet ik de aanschaf uitstellen tot er wel genoeg op staat. Het is dus echt een kwestie van discipline om niet even snel een andere rekening te gebruiken. Kom ik maandelijks geld te kort om mijn kosten te dekken dan moet ik dus eens kritisch naar mijn verdeling gaan kijken. Ik maak zelf 30% van mijn inkomsten over naar mijn kostenrekening. Maar dit is dus echt per bedrijf verschillend.
Potje 4: Eigen salaris
Heel belangrijk. Jezelf uitbetalen. Dat doen echt teveel ondernemers niet. Waardoor uiteindelijk de zin om te werken vanzelf verdwijnt. Een gelukkige ondernemer betaalt zichzelf uit. Punt. Hier hoef ik niet veel woorden aan vuil te maken. Jezelf pas gaan betalen als “het goed genoeg” gaat is dé basis voor een ongezonde relatie met je business. 34% van mijn inkomsten gaat naar mijn eigen salarisrekening. En van daaruit maak ik het over naar mijn privé rekening. Ik heb ervoor gekozen om niet elke maand alles over te maken naar mijn privé rekening. Want hey, als het er is dan gaat het op. En ik vind het ook prettig om mezelf uit te kunnen betalen als er even wat minder binnen komt. Dus stel ik kies ervoor om mezelf elke maand € 3000,- aan salaris uit te betalen en ik kan nu € 10.000,- naar mijn salarisrekening overmaken, dan betekent dat dat er een buffer van een aantal maanden is. Heel fijn. Dus ik maak hoe dan ook maar € 3000,- over naar mijn privé rekening. De rest blijft staat voor a rainy day.
Become so financially secure that you don't need payday
2 Een programma
De ADD’er in mij heeft overzicht nodig en vind het heel fijn om niet 5 keer per jaar (btw aangifte en IB aangifte) volledig in de stress te raken omdat ik al mijn bonnetjes bij elkaar moet zoeken en alles nog in Excel moet zetten. Geloof me, ik heb het geprobeerd om Excel te gebruiken. Maar ik kreeg eigenlijk al bij het openen van het document kortsluiting. En dan heb ik het nog niet eens over allerlei tabbladen en codes die ik moest gebruiken en de doos met bonnetjes die ik moest bewaren. Ik ga daar echt heel slecht op. Dus al heel snel ben ik overgestapt op een boekhoudsysteem. De keuze is reuze, maar ik koos, na hier en daar wat proberen, voor Jortt. Omdat dat lekker intuïtief werkt (dat vond ik bij Moneybird bijvoorbeeld totaal niet). Via de site van Jortt kun je ook nog heel handig een boekhouder zoeken die ook met Jortt werkt. Wel zo handig. De meeste “Old Skool” boekhouders willen je dus een Excel bestand aansmeren. Doe jezelf een plezier en zoek een boekhouder die gewoon leeft in 2022.
Jortt dus. Ik maak hierin offertes en facturen. Door de koppeling met mijn bankrekening worden facturen automatisch gemarkeerd als betaald zodra het geld op mijn rekening staat. Wordt er niet op tijd betaald dan krijg ik een melding en de vraag of ik een herinnering wil sturen. Willen mensen in termijnen betalen dan kan ik ook dat gewoon instellen. Zo gaat er elke maand automatisch een factuur de deur uit zonder dat ik er zelf aan te pas kom.
Bonnetjes bewaren? Niet nodig. Ik scan ze met de Jortt app waardoor ze gedigitaliseerd worden en in mijn Jorrt inbox terechtkomen. Door de koppeling met mijn bankrekening kan ik met 3 muisklikken het bonnetje koppelen met de afschrijving van mijn rekening. Niks schoenendoos. Niks zoeken in de krochten van mijn tas naar een verfrommeld bonnetje. Digitale facturen mail ik naar mijn Jortt inbox en koppel ik op dezelfde manier. Mijn administratie kost mij maximaal 10 minuten per maand (en meestal minder). Zelfs de Btw aangifte kan ik rechtstreeks vanuit Jortt doen. 3 muisklikken, QR code scannen met je bank app en meteen betalen. Klaar. Echt, ik zou nooit meer anders willen. Gun jezelf dit. De kosten zijn 1000 keer minder dan de baten.
3 Een bankrekening
Ik begon heel braaf bij dat wat ik kende. Ik opende een zakelijke rekening bij ABN Amro. Naast heel duur was deze ook helemaal niet handig. Ik kon geen potjes aanmaken, dus mijn Profit First systeem werd ineens een vraagstuk. Hoe dan? Waar maak ik al die potjes? Het antwoord kwam sneller dan gedacht. Het antwoord was KNAB. Voor € 7,- per maand kan ik 5 betaalrekeningen onder mijn account hangen en een onbeperkt aantal spaarrekeningen. Ideaal voor mijn Profit First potjes. Inmiddels heb ik ook een privé rekening bij KNAB. Met minstens zoveel voordelen.
Bijkomend voordeel is dat KNAB de optie “btw sparen” heeft. Deze optie zorgt ervoor dat zodra er geld binnenkomt op je inkomsten rekening er meteen 21% wordt overgemaakt naar je btw rekening. HANDIG! Dus mocht je er voor kiezen om niet met het Profit First systeem te werken maar wil je wel je btw meteen aan de kant zetten… dit is de oplossing.
Kijk, administratie is misschien niet je hobby. Snap ik, ik vond het zelf ook niet heel leuk. Maar ik zeg altijd, als iets je geen plezier geeft kun je een aantal dingen doen:
Je kunt het elke maand blijven doen met een lang gezicht en er heel veel tijd en energie in stoppen.
Je kunt het volledig uitbesteden (en bij je administratie betekent dat dat je nog steeds zelf de informatie aan moet leveren).
Of je kunt ervoor zorgen dat je een manier vindt die het wel leuk maakt.
Ik deed dat laatste. Ook omdat ik het belangrijk vind om altijd op de hoogte te zijn van de financiële status van mijn business. Een gezond bedrijf begint bij je administratie en bij jezelf. Wacht niet totdat er chaos is. Begin nu. Ik beloof je, je krijgt er geen spijt van.
Liefs ♡
